A projektek keletkezése
Sok esetben felmerül a kérdés, hogy mi projekt és mi nem projekt annak ellenére, hogy az általános kritériumoknak megfelelő tevékenységről van szó. Ennek a kérdésnek a megválaszolása azért lényeges, mivel munkánk során megjelenhetnek kis projektek, nagy projektek és programok is. Kis projektek kategóriájába sorolható egy partnertalálkozó, előadás, marketing rendezvény vagy egy kiadvány szerkesztésének, kiadásának a folyamata. Ezzel párhuzamosan beszélünk projektekről, melyek besorolása esetében mindenképpen figyelembe kell venni az adott projekt stratégiai fontosságát, a bevont szervezetek, üzleti egységek és munkatársak számát, időtartamát, szükséges erőforrásokat valamint a teljes projekt költségvetését is. Ez hasonlóan jellemezhető a coaching megállapodások során is, hiszen akár pl. 2-3 találkozóból álló brief coaching együttműködésekről vagy több ülésből álló egyéni coaching feladatokról vagy akár team coaching együttműködésekről is beszélhetünk.
A projektmenedzsment fogalmi meghatározása
Az előzőekben láttuk, hogy mit értünk projekt alatt. Mindezek ismeretében joggal felmerülhet a kérdés egy Coach szakemberben, hogy maga a projektmenedzsment fogalmi meghatározása mit takar? Erre is számos megközelítés áll rendelkezésünkre. Az első helyre kívánkozik a PMBOK® Guide fogalmi meghatározása, miszerint: „A projektmenedzsment a projekt tevékenységeinek végrehajtása során a tudás, a képességek, az eszközök és technikák alkalmazása a projekt követelményeinek teljesítése céljából. A projektmenedzsment felöleli a projektindítást, projektkoordinációt, projektkontrollingot, esetleg a projekt felfüggesztés feloldását és a projektzárást, mint alfolyamatokat.” Ezen tevékenység csoportok: Projektindítás; Projekttervezés; Projekt végrehajtás; Projekt monitoring és kontrolling; Projektzárás; Szakmai és szociális felelősség. A fentiekből is kiviláglik, hogy meglehetősen nehéz egyértelmű és szabatos megfogalmazást adni a projektmenedzsment szakmai tevékenységre. Sokan előszeretettel használják a projektmenedzsment művészete meghatározást. Ez abból eredeztethető, hogy a projekt sikere nem csak azon múlik, hogy milyen projektmenedzsment módszertan alapján vezetünk egy adott projektet, hanem a feladat koordinálásával megbízott szakember, azaz a projektvezető egyéni felkészültségétől, szakmai tapasztalatától. Ezen kompetenciák hatékony alkalmazása sok esetben meghatározza egy adott projekt sikerét. Személyes tapasztalatom, hogy egy projektvezető számára a Soft-skillek ismerete sok esetben fontosabb, mint a konkrét szakterületi tudás megléte.
A coaching módszerek szorosan beépülnek ezen tudásterület elemei közé. Egy jó projektvezető, olyan, mint egy karmester a zenekar élén. Nem feltétlenül a legjobb hangszeres szólista, de az összhangzattan nagymestere, aki felkészültsége, módszertani ismerete és emberi kvalitása alapján képes arra, hogy a projektben résztvevőket motiválja és minden idegszálával azon tevékenykedjen, hogy a projekt a meghatározott projekt terjedelem, költségkeret és időkorlátok között a legjobb minőségben és vevői elégedettség mellett sikeresen megvalósuljon. A coaching eszközök és módszerek alkalmazása egy projektvezető számára igen jelentős előnyt jelent, mivel általuk sikerül elérnie, hogy a projekt szereplői az adot feladatokat hatékonyan valósítsák meg.
Projekteket azóta terveznek, mióta az emberek nagyobb feladatokat közösen végeznek. Legyen akár szó egy hadjárat megtervezéséről és felszereléséről, egy templom vagy erődítmény megépítéséről, egyik sem volt elképzelhető anélkül, hogy az ezért felelős emberek ne tervezték volna meg ezeket a „projekteket”. Azonban hosszú ideig mindez keretek nélkül történt, az adott személy tudásán és tapasztalatán alapult; csak a 20. században gyűjtötték össze és rendszerezték ezeket az informális eljárásokat, és alakították ki a tudományos formáját, melyet ma projektmenedzsmentnek nevezünk. A modern projektmenedzsment kialakulásának kezdete az 1950-es évekre tehető.
Erőforrás tervezés és kezelés a gyakorlatban
A projektmenedzsment tevékenység megjelenésekor az elsődleges feladat az volt, hogy az adott tevékenység időráfordítását hatékonyan kövessük. Az idő mellett számos más olyan erőforrás ráfordítást is figyelnünk kell mely egy adott projekt sikerét alapvetően meghatározza. Amennyiben a mai modern projektmenedzsment eszközkészletet vesszük figyelembe, akkor látható, hogy minden olyan erőforrás tervezésével foglalkozni kell, ami az adott vállalat rendelkezésére áll. Így idő, gépek, anyagok, szerszámok, eszközök, berendezések stb. és végül, de nem utolsósorban a legfontosabb az emberi erőforrások tervezése és kezelése. Természetesen egy adott szervezet számára nem csak belső erőforrások állnak rendelkezésre, hanem külső erőforrások is.
Nagyon lényeges, hogy a szakszerű projekt tervezés során mind a belső, illetve a külső erőforrások ráfordítását is figyelembe kell vennünk, hiszen az adott vállalat számára ezek, mint költségtényező jelennek meg.
A projektmenedzsment, illetve a projekt szó jelentése az elmúlt évtizedekben átalakult és jelentése megváltozott. A magyar nyelv az angol project kifejezést vette át. Az angol project szó a latin projectum, projicere szóból származik, melynek jelentése „valaminek az előre vetítése”. A pro- előtag (görög πρό) jelzi, hogy az utótagban szereplő cselekvést időben megelőzi valami, míg a szó második tagja a jacere, „vetít”. A „projekt” eredeti jelentése tehát „valami, ami történik, mielőtt valami mást megteszünk”. A szó eredeti jelentése tehát inkább valaminek a tervezésére vonatkozott, nem pedig magának a tervnek a végrehajtására. A projekt szó használata és jelentése az 1950-es években változott meg, amikor számos projektmenedzsment technika került bevezetésre: egyre inkább összevonódott a projekt és a célok – a projekt már a tervet és a végrehajtást is magába foglalta.
A projektek szerepe
A projekt alapú megközelítés különösen népszerű a nyugati típusú vállalatoknál. A “nyugati típusú vállalat” alatt a korszerű, mátrix elven működő, kevéssé tekintélytisztelő, kooperatív kultúrával rendelkező vállalatokat, szervezeteket értem. A merev, hierarchikus, tekintélyelvű, bürokratikus szervezeteknél a projektszerű működési mód teljességgel ellentétes a szervezeti kultúrával, ezért nem is igen alkalmazzák, vagy ha mégis, akkor a működési mód – többnyire – nem váltja be a hozzá fűzött reményeket. A projektek létrehozását, a projekt-szerű működésnek az alkalmazását – a részletes és átfogó tervezésen és a végrehajtás folytonos ellenőrzésen túl – az úgynevezett szinergikus hatás kihasználása indokolja. E hatás azt jelenti, hogy egy motivált, jól vezetett, elkötelezett szervezet – a projektcsapat – nagyobb teljesítményre képes, mint a résztvevők egyéni teljesítményeinek összege. Az egyének, akik a létrehozásán dolgoznak, egyedül nem lennének képesek egy olyan átfogó, jól szervezett, sokrétű munkára, mint egy projekt létrehozására. A projektvezetés mestersége a XX. század közepéig elsősorban az létesítmények, épületek, utak létrehozásában nyert terepet.
A projektvezetés képezi az egyik legfontosabb eszközét annak, ahogyan egy szervezet az egyik állapotáról egy másik állapotára változik. Ezért nevezhetnénk azt változásmenedzsmentnek is.
Projektvezetői karrieremet végig kíséri egy idézet, mely számos helyzetben átsegített a nehézségeken, miszerint:
„Semmi sem lehet nehezebb, a sikere kétségesebb, sem veszélyesebb, mint megtervezni és végbevinni egy új rendszer létrehozását. A kezdeményezőnek minden olyan ember ellensége, aki bármely hasznot is húz a régi rendszer megőrzéséből, és csupán langyos védelemre számíthat azok részéről, akik az új rendszer bevezetésével nyernének.”
Minősített projektvezetőként (PMP) és vezetői coachként (CLC) tudom, hogy nem elegendő egy adott projektet alaposan megtervezni, hanem mindenekelőtt a legfontosabb, hogy a pontos projekt célokat meghatározzuk. Egyértelmű legyen, hogy a projekt végeztével mi az a cél, amit szeretnénk elérni és minden résztvevő számára világos legyen a sikerkritériumok pontos ismerete. A coachoing segít abban, hogy az elköteleződést elérjük és a projekt során motiváljuk a projekt egyéni résztvevőit, illetve a projekt teameket. A projekt tudás és szemlélet alkalmazási lehetőségei a coachingban és projekt teamek támogatása coachinggal tanfolyam során ezekre mutatunk példát.
Kremmer László
